VvE Beheer / Administrateurschap

Professioneel beheer t.b.v. Vereniging van Eigenaren

Binnen onze organisatie bestaat de mogelijkheid om van deze dienstverlening gebruik te maken. Om een VvE te besturen heb je immers kennis van zaken nodig van de steeds veranderende (wettelijke) voorschriften, maar ook tijd en objectiviteit.

Al jarenlang verzorgen wij voor VvE’s het administrateurschap. Wij dragen mede-verantwoordelijkheid en nemen initiatieven m.b.t. het beheer. Bij sommige complexen is dit al meer dan 20 jaar het geval.

Een goed contact met het bestuur van de VvE stellen wij dan ook bijzonder op prijs.

Het doel van een 'Vereniging van Eigenaren' (VvE) is de behartiging van de gemeenschappelijke belangen van de eigenaren. Een VvE is verantwoordelijk voor en heeft zeggenschap over de gemeenschappelijke delen van het gebouw en de grond die bij het gebouw hoort. Door het kopen van een appartementsrecht is men van rechtswege (automatisch) lid van de Vereniging van Eigenaren. Men is als eigenaar van een appartementsrecht niet alleen verantwoordelijk voor het eigen appartement; als lid van een VvE is men ook mede verantwoordelijk voor het hele gebouw.

Ook zijn er verplichtingen; deze zijn vastgelegd in een huishoudelijk reglement en men dient zich te houden aan de regels van de splitsingsakte.

Daarnaast worden er door de wet een aantal plichten opgelegd zoals o.a. :

• het opbouwen van een onderhoudsreserve;
• het collectief verzekeren van het gebouw tegen de juiste waarde.

Minimaal één maal per jaar moet er een vergadering worden belegd om het financiële overzicht en de begroting vast te stellen. Ook de hoogte van de servicekosten en andere zaken van belang komen dan aan de orde.

Men kan een VvE natuurlijk zelf, of met enkele mede-eigenaren oppakken en beheren. Realiteit is echter dat steeds minder eigenaren zich hiertoe geroepen voelen en het beheer uitbesteden. Binnen onze organisatie bestaat de mogelijkheid om van deze dienstverlening gebruik te maken. Om een VvE te besturen heb je immers kennis van zaken nodig van de steeds veranderende (wettelijke) voorschriften, maar ook tijd en objectiviteit.

Een samenvatting van hetgeen wij onder het administrateurschap verstaan, treft u hierna aan.

Administrateurschap

Administratief en financieel beheer

Met inachtneming van geldende wet- en regelgeving, conform splitsingsakte en splitsingreglement;

• Het incasseren en administreren van de door de eigenaren aan de vereniging verschuldigde, door de leden van de vergadering vastgestelde, periodieke bijdragen.
• Het signaleren, bewaken en het nemen van vervolgstappen m.b.t. eventueel optredende achterstanden in de betaling van de bijdragen.
• Het antwoord geven op ( telefonische ) vragen van de leden betreffende hun bijdrage.
• Het bijhouden van mutaties in het ledenbestand; het maken van eindafrekeningen voor het appartementsrecht dat in eigendom wordt overgedragen; het uitschrijven van deze leden en het inschrijven van nieuwe leden inclusief het toezenden van alle benodigde VvE stukken.
• Makelaars en notarissen informeren over de financiële en algemene stand van zaken met betrekking tot een appartementsrecht en de VvE.
• Het beheren en administreren van een afzonderlijke, ten name van de vereniging staande bank- en/of girorekening(en).
• Het ten laste van de eerde genoemde rekening(en) van de VvE betalen van alle voor rekening van de VvE komende kosten en lasten.
• Het gedurende het lopende boekjaar bewaken van de goedgekeurde begroting.
• Het eenmaal per jaar opmaken van de financiële jaarstukken bestaande uit een exploitatieoverzicht en een begroting.
• De bank- en girobescheiden evenals de bijbehorende originele nota’s etc. eenmaal per jaar laten controleren door de door de ledenvergadering benoemde leden van de kascommissie.
• Het behandelen van alle assurantiezaken aangaande de VvE met inbegrip van de begeleiding van schadeafwikkeling.
• Het (laten) uitvoeren, al dan niet in overleg met de voorzitter en de technische commissie, van alle besluiten genomen in de Algemene Ledenvergadering.
• Het toezicht houden op de naleving van de verschillende akten, reglementen en besluiten.
• Het geven van adviezen ter zake van de toepassing van het reglement, de splitsingsakte, een appartementsrecht en incassozaken, etc.
• Het administreren van (lopende) contracten.

Secretarieel beheer

Met inachtneming van geldende wet- en regelgeving, conform splitsingsakte en splitsingreglement;

• De voorbereiding van de jaarlijkse Algemene ledenvergadering in overleg met de voorzitter dan wel het bestuur en de technische commissie.
• Het organiseren, uitnodigen, bijwonen en notuleren van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering.
• Het binnen de wettelijke termijn verspreiden van de concept notulen.
• Het leiden van de Algemene Ledenvergadering bij afwezigheid van de voorzitter c.q. het bestuur.

Technisch beheer

Met inachtneming van geldende wet- en regelgeving, conform splitsingsakte en splitsingreglement en in nauw overleg met de technische commissie;

• Het namens de VvE aanvragen, beoordelen en vergelijken van offertes.
• In opdracht van de VvE uit laten voeren en controleren van klein-, onvoorzien onderhoud.
• Het vertegenwoordigen van de VvE inzake groot- en klein onderhoud.
• Het laten opstellen en uitvoeren van het meerjaren onderhoudsplan.

Voordelen bij Beheer door onze organisatie

• Eén contactadres aangaande het beheer voor alle eigenaren van het gehele complex.
• Uitstekende telefonische bereikbaarheid tijdens kantooruren; daarbuiten d.m.v. automatisch antwoordapparaat en/of mobiele telefoon.
• Mogelijkheid tot het sluiten van alle verzekeringen onder één dak, waarbij mogelijk extra collectieve premiekortingen bedongen kunnen worden i.v.m. het volume van onze organisatie bij diverse verzekeraars. Voordelen van efficiëntie bij schadeafhandeling.
• Vereiste vakkennis van meerdere specialisten ruimschoots aanwezig.
• Geen extra onkosten voor porti, kopieer- en drukwerk, telefoon e.d.
• Ruime jarenlange ervaring binnen soortgelijke functie in identieke appartementencomplexen.

Voor het opvragen van nadere informatie, tarieven e.d. kunt u geheel vrijblijvend contact met ons opnemen. Wij zijn u graag van dienst.

 voor het contactformulier.